Strukturierte Rechnung statt bloßer PDF
Eine E-Rechnung enthält Rechnungsdaten in einem gesetzlich geeigneten strukturierten Format und ermöglicht elektronische Verarbeitung. Verbreitete Lösungen sind XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Formate. Nicht jede Datei mit der Endung PDF erfüllt diese Anforderungen: Ein eingescanntes Dokument oder eine einfache PDF ohne passenden strukturierten Datensatz gilt als sonstige Rechnung.
Die Pflicht betrifft grundsätzlich Leistungen zwischen im Inland ansässigen Unternehmern für deren Unternehmen. Privatkundengeschäfte und grenzüberschreitende Fälle unterliegen nicht pauschal dieser inländischen B2B-Pflicht. Regeln für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber müssen Sie zusätzlich prüfen.
Welche Frist gilt für die Ausstellung?
| Leistungszeitraum | Übergangsregel |
|---|---|
| 2025 und 2026 | Bis 31.12.2026 weiterhin Papier; andere elektronische Formate mit Zustimmung des Empfängers. |
| 2027 | Diese Möglichkeit besteht bis 31.12.2027, wenn der Vorjahresgesamtumsatz des Ausstellers höchstens 800.000 Euro beträgt. |
| Ab 2028 | Die allgemeinen Übergangsregeln sind beendet; gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen. |
Für bestimmte EDI-Verfahren gibt es zusätzlich eine Übergangsregel bis Ende 2027. Bei der Umsatzgrenze zählt der Aussteller, nicht die Größe des Kunden. Für die Einordnung ist der ausgeführte Umsatz maßgeblich; ein Rechnungsdatum allein verlängert keine Übergangsfrist. Die reguläre Frist zur Rechnungsausstellung ist daneben zu beachten.
Ausnahmen betreffen die Ausstellung, nicht automatisch den Empfang
Von der verpflichtenden Ausstellung ausgenommen sind insbesondere Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag, Fahrausweise und Rechnungen über nach § 19 UStG steuerfreie Kleinunternehmerumsätze. Auch bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG fallen nicht unter die Ausstellungspflicht. Eine pauschale Ausnahme für alle Freiberufler gibt es dagegen nicht.
Auch Kleinunternehmer müssen seit 2025 technisch E-Rechnungen entgegennehmen können. Dafür genügt regelmäßig ein E-Mail-Postfach. Zum tatsächlichen Arbeiten benötigen Sie außerdem eine Möglichkeit, die Daten lesbar darzustellen und kontrolliert abzulegen. Vereinbaren Sie mit Lieferanten, wohin Rechnungen geschickt werden, und vermeiden Sie unbetreute persönliche Postfächer.
Empfangen, prüfen und im Original aufbewahren
Testen Sie den gesamten Weg mit einer echten Musterdatei: Eingang, Visualisierung, sachliche Rechnungsprüfung, Buchung und spätere Wiederauffindbarkeit. Prüfen Sie Inhalt und Format getrennt. Ein technisch lesbarer Datensatz beweist weder die tatsächliche Leistung noch die Richtigkeit des Umsatzsteuerausweises.
Bewahren Sie mindestens den strukturierten Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form auf. Ein Ausdruck oder eine nachträglich erzeugte Ansichts-PDF genügt dafür nicht. Für Rechnungen gilt umsatzsteuerlich grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren; weitergehende Pflichten und noch offene Besteuerungsverfahren sind gesondert zu berücksichtigen.
Legen Sie Zugriffsrechte, Vertretung und Datensicherung fest. Klären Sie vor einem Softwarewechsel, ob Originaldateien und Verknüpfungen zu Buchungen exportiert werden können. So wird die E-Rechnung Teil Ihrer Buchhaltungsorganisation, statt nur ein zusätzlicher Anhang im Posteingang.
Das können Sie vorbereiten
- Rechnungseingang und Vertretung für das überwachte Postfach festlegen.
- Gesamtumsatz 2026 für die Übergangsregel 2027 feststellen.
- Kundenarten und mögliche Ausnahmen dokumentieren.
- XRechnung oder geeignetes ZUGFeRD empfangen, anzeigen und testweise exportieren.
- Unveränderte Originaldateien mit Buchungsbezug und Sicherung aufbewahren.
Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?
Wir können Ihre Rechnungsarten, den relevanten Vorjahresumsatz und die Schnittstelle zur Buchhaltung betrachten, damit Sie die für Ihr Unternehmen geltende Frist richtig einordnen.
Bringen Sie Ihre konkrete Frage und die verfügbaren Zahlen mit. Im Termin klären wir den passenden Beratungsbedarf und die nächsten Schritte.
Beratungstermin wählenHäufige Fragen
Muss jedes Unternehmen 2026 schon E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Bis Ende 2026 erlaubt die allgemeine Übergangsregel für die erfassten Umsätze weiterhin Papier und mit Zustimmung des Empfängers andere elektronische Formate. Die Empfangsbereitschaft besteht bereits seit 2025.
Ist eine PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Eine reine PDF ohne geeignete strukturierte Daten ist eine sonstige Rechnung. Eine hybride Datei kann dagegen eine E-Rechnung sein, wenn ihr strukturierter Teil die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Darf ich die XML-Datei nach dem Ausdruck löschen?
Nein. Der strukturierte Teil muss grundsätzlich in seiner ursprünglichen Form unversehrt aufbewahrt werden. Der Ausdruck ersetzt ihn nicht.
Rechtsgrundlagen und Quellen
Die Angaben beziehen sich auf den oben genannten Stand. Besondere Voraussetzungen sind im jeweiligen Beitrag erläutert.
