Nach der Prüfungsanordnung Umfang und Fristen klären
Prüfen Sie zuerst, welche Steuerarten und Zeiträume die Anordnung nennt, wann die Prüfung beginnen soll und welche Unterlagen bereits angefordert werden. Die Anordnung und der voraussichtliche Beginn sind grundsätzlich angemessene Zeit vorher bekannt zu geben, sofern der Prüfungszweck nicht gefährdet wird. Eine pauschal für jeden Fall geltende Vorbereitungsfrist sollten Sie daraus nicht ableiten.
Leiten Sie das Schreiben zeitnah an Ihre steuerliche Betreuung weiter. Tragen Sie jede gesetzte Frist mit Zuständigkeit in einen Kalender ein. Wenn wichtige Gründe gegen den Beginn sprechen, kann ein begründeter Antrag auf Verlegung geprüft werden. Ein Antrag allein rechtfertigt es nicht, Termine oder Mitwirkungspflichten zu ignorieren.
Belege mit den dazugehörigen Vorgängen verbinden
Stellen Sie die Unterlagen der angeforderten Jahre geordnet zusammen. Neben Buchungsbelegen und Konten können Verträge, Bank- und Zahlungsdienstleisterdaten, Anlagenverzeichnisse sowie Erläuterungen zu besonderen Geschäftsvorfällen relevant sein. Bei einer UG oder GmbH helfen außerdem die zum Sachverhalt gehörenden Gesellschafterbeschlüsse und Vereinbarungen mit der Geschäftsführung.
Eine Rechnung sollte sich von der Buchung zur Leistung und Zahlung verfolgen lassen. Bei einer Plattformabrechnung können beispielsweise Umsätze, Erstattungen und Gebühren zusammenhängen. Die Nettoauszahlung auf dem Bankkonto erklärt diese Bestandteile nicht für sich. Sammeln Sie daher die ursprünglichen Abrechnungen und eine nachvollziehbare Abstimmung, statt nur Bankauszüge zu exportieren.
Digitale Originale und auswertbare Daten sichern
Elektronische Unterlagen müssen im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Das Finanzamt besitzt gesetzlich geregelte Datenzugriffsrechte. Welche Daten bereitzustellen sind und auf welchem Weg, sollte anhand der konkreten Anforderung abgestimmt werden. Ausdrucke oder eine Sammlung von Ansichts-PDFs ersetzen vorhandene auswertungspflichtige Daten nicht automatisch.
Testen Sie vor einem Softwarewechsel den Export von Buchungen, Stammdaten und Belegverknüpfungen. Prüfen Sie, ob sich ein abgeschlossenes Jahr weiterhin vollständig darstellen lässt und wer den Zugriff nach Vertragsende sicherstellt. Auch der Wechsel des Steuerberaters oder die Kündigung eines Zahlungsdienstes darf nicht dazu führen, dass steuerlich aufzubewahrende Daten verschwinden.
GoBD: Den tatsächlichen Ablauf nachvollziehbar beschreiben
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie steuerlich relevante Informationen entstehen, geprüft, verarbeitet, gesichert und wiedergefunden werden. Bei einem kleinen digitalen Unternehmen kann eine übersichtliche Darstellung der eingesetzten Systeme, Zuständigkeiten und Kontrollen hilfreicher sein als eine umfangreiche Vorlage ohne Bezug zum Alltag. Umfang und Ausgestaltung richten sich nach dem konkreten Verfahren.
Dokumentieren Sie Änderungen mit Datum und erhaltenen Vorversionen. Erklären Sie beispielsweise, ab wann Rechnungen direkt importiert werden, wer freigibt und wie Korrekturen erfolgen. Frühere Abläufe müssen für die betroffenen Aufbewahrungszeiträume nachvollziehbar bleiben. Originalbelege oder alte Buchungen dürfen nicht nachträglich stillschweigend überschrieben werden.
Rückfragen geordnet bearbeiten
Benennen Sie eine koordinierende Person und führen Sie eine Liste der Anfragen, übermittelten Unterlagen und noch offenen Antworten. Erläutern Sie Sachverhalte anhand vorhandener Nachweise. Wo Angaben fehlen, sollte die Lücke ausdrücklich geklärt werden; eine nachträglich erfundene Erklärung hilft nicht weiter. Erkannte Fehler gehören in die fachliche Prüfung, damit erforderliche Korrekturen auf dem richtigen Weg erfolgen.
Das können Sie vorbereiten
- Prüfungsanordnung, angeforderte Jahre, Steuerarten und Fristen erfassen.
- Buchungen, Originalbelege und steuerlich relevante Vertragsunterlagen zusammenführen.
- Exportmöglichkeiten und Zugriff auf frühere Systeme testen.
- Verfahrensdokumentation einschließlich Änderungshistorie bereithalten.
- Eine verantwortliche Kontaktperson und eine Liste offener Rückfragen festlegen.
Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?
Anhand Ihrer Prüfungsanordnung und Systemübersicht können wir einordnen, welche steuerlichen Unterlagen fehlen und wie Sie die Bearbeitung der Anforderungen organisieren.
Bringen Sie Ihre konkrete Frage und die verfügbaren Zahlen mit. Im Termin klären wir den passenden Beratungsbedarf und die nächsten Schritte.
Beratungstermin wählenHäufige Fragen
Kann auch eine kleine UG geprüft werden?
Ja. Eine geringe Unternehmensgröße schließt eine Außenprüfung nicht aus. Auch gewerbliche Einzelunternehmen und freiberufliche Tätigkeiten können betroffen sein.
Reichen ausgedruckte Rechnungen für eine digitale Buchhaltung?
Nicht grundsätzlich. Elektronische Originalunterlagen und gesetzlich auswertungspflichtige Daten müssen entsprechend den Aufbewahrungs- und Datenzugriffsvorgaben verfügbar bleiben.
Schützt eine gute Verfahrensdokumentation vor einer Betriebsprüfung?
Nein. Sie unterstützt die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Ihrer Abläufe, garantiert aber weder den Verzicht auf eine Prüfung noch ein bestimmtes Ergebnis.
Rechtsgrundlagen und Quellen
Die Angaben beziehen sich auf den oben genannten Stand. Besondere Voraussetzungen sind im jeweiligen Beitrag erläutert.
