Veröffentlicht: Fabian Klement · Wirtschaftsprüfer und Steuerberater · 6 Minuten Lesezeit
Lexware Office: Jahresabschluss für UG und GmbH
Sie buchen selbst in Lexware Office und suchen einen Steuerberater für den Abschluss? So funktionieren Aufgabenverteilung, Datenübergabe und Anfrage.
Symbolfoto: digitale Auswertungen am Laptop.
Ja: Sie können die laufende Buchhaltung Ihrer UG oder GmbH selbst in Lexware Office führen und den Jahresabschluss gesondert bei einem Steuerberater beauftragen. Vorher stimmen wir ab, welche Daten vorhanden sind, welche Arbeiten noch fehlen und wer welche Aufgaben übernimmt. Sie müssen die laufende Buchhaltung dafür nicht vollständig an die Kanzlei abgeben.
Die Gründer-Kanzlei begleitet diese Zusammenarbeit digital in ganz Deutschland. Ansprechpartner ist Fabian Klement, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater. Im Mittelpunkt stehen bestehende UG und GmbH, etwa aus Beratung, Dienstleistungen und digitalen Geschäftsmodellen. Auch Holdings und fortbestehende Gesellschaften mit wenigen Geschäftsvorgängen können anfragen.
Ihr Abschluss 2025 ist noch offen? Über die Jahresabschlussanfrage senden Sie uns zunächst die Eckdaten. Ein Termin ist dafür nicht erforderlich; Rückfragen und Angebot können wir per E-Mail klären.
Erst die Software klären: Lexware Office oder Lexware Desktop?
Bitte nennen Sie das genaue Produkt und den verwendeten Tarif. Dieser Beitrag bezieht sich auf Lexware Office, das früher lexoffice hieß. Für Lexware-Desktopprogramme können andere Funktionen und Übergabewege gelten. Auch bei sevdesk oder BuchhaltungsButler stimmen wir die Datenübernahme gesondert ab.
Kann Lexware Office den Jahresabschluss einer GmbH erstellen?
Lexware Office ersetzt nicht den handelsrechtlichen Jahresabschluss Ihrer UG oder GmbH. Laut Lexware-Hilfe zur Bilanz lässt sich die Bilanz nicht direkt in Lexware Office erstellen. Die erfassten Geschäftsvorfälle und Belege bilden die Arbeitsgrundlage. Für den Abschluss werden die Daten in der Kanzlei weiterbearbeitet. Eine laufende Einnahmen-Ausgaben-Übersicht oder EÜR ist keine Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung.
UG und GmbH müssen grundsätzlich einen Jahresabschluss aufstellen. Für Kapitalgesellschaften regelt § 264 HGB unter anderem dessen Bestandteile und mögliche Erleichterungen. Ein geringer Umsatz allein macht aus einer GmbH kein EÜR-Unternehmen.
Für Ihren Auftrag klären wir deshalb auch Vorjahreswerte, offene Posten und die erforderlichen Abschlussarbeiten. Dazu können beispielsweise Abschreibungen, Abgrenzungen und Rückstellungen gehören. Welche Jahressteuererklärungen, E-Bilanz und Einreichungen hinzukommen, steht im vereinbarten Leistungsumfang.
Wer übernimmt welche Aufgaben?
Die folgende Aufteilung beschreibt den Ablauf, den wir für ein Selbstbucher-Mandat vereinbaren können. Laufende Unterstützung ist nicht automatisch in einem reinen Abschlussauftrag enthalten.
Die Tabelle lässt sich seitlich verschieben.
| Aufgabe | Ihr Beitrag | Beitrag der Kanzlei nach Vereinbarung |
|---|---|---|
| Laufende Buchhaltung | Belege erfassen, Zahlungen zuordnen und offene Fragen sammeln. | Zuständigkeiten klären; Unterstützung bei Buchungsfragen gesondert vereinbaren. |
| Datenübergabe | Zugang freigeben oder den vereinbarten Export bereitstellen. | Benötigte Daten, Zeitraum und Übergabeweg festlegen. |
| Abschlussvorbereitung | Fehlende Unterlagen ergänzen und Geschäftsvorfälle erläutern. | Buchungsstand sichten, Unklarheiten abstimmen und notwendige Nacharbeiten benennen. |
| Jahresabschluss | Rückfragen beantworten und den Entwurf besprechen. | Vereinbarte Abschlussarbeiten, Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung erstellen. |
| Erklärungen und Einreichungen | Erforderliche Angaben und Freigaben erteilen. | Beauftragte Jahreserklärungen, E-Bilanz und Registereinreichung bearbeiten. |
Bei Umsatzsteuer-Voranmeldungen legen wir ausdrücklich fest, wer sie erstellt und übermittelt. Die Beauftragung des Jahresabschlusses übernimmt diese laufende Aufgabe nicht automatisch.
Wie kommen die Daten aus Lexware Office zum Steuerberater?
Wir klären zuerst, ob ein Kanzleizugriff, ein Export oder eine passende Schnittstelle genutzt wird. Entscheidend sind Ihre Softwareversion und der in der Kanzlei vereinbarte Ablauf. Den Zugang geben Sie gezielt für die Kanzlei frei; Ihr persönliches Passwort benötigen wir nicht. Der Hersteller beschreibt den Steuerberaterzugang als enthaltene Funktion. Das umfasst nicht die Vergütung der Kanzlei.
Bei einer DATEV-Übergabe für Selbstbucher unterscheidet Lexware zwischen Belegen und Buchungsstapeln. Beide werden benötigt; ein bloßer Belegexport bildet die gebuchte Buchhaltung nicht vollständig ab. Der Hersteller erläutert den manuellen Export und den DATEV-Buchungsdatenservice. Welcher Weg für Ihr Mandat verwendet wird, stimmen wir vorab ab.
Für eine eindeutige Übergabe halten wir fest:
- Zeitraum: Welche Geschäftsjahre sind offen, bis wann wurde gebucht und welche Vorjahreswerte liegen vor?
- Daten und Belege: Welche Buchungsdaten, Belegbilder und ergänzenden Nachweise werden benötigt?
- Bearbeitungsstand: Welche Buchungen oder Zuordnungen fehlen noch?
- Spätere Änderungen: Wie teilen Sie Nachbuchungen nach der Übergabe mit, damit wir mit demselben Stand arbeiten?
Ein Export allein bestätigt noch nicht, dass die Buchhaltung vollständig und für den Abschluss abgestimmt ist. Wir besprechen die notwendigen Ergänzungen anhand Ihrer tatsächlichen Geschäftsvorfälle.
Welche Unterlagen werden für den Jahresabschluss benötigt?
Für die erste Anfrage reichen Rechtsform, Tätigkeit, offenes Geschäftsjahr, Software und Buchungsstand. Umsatz und Bilanzsumme können Sie ungefähr angeben oder zunächst offenlassen. Liegt ein Schreiben einer Behörde vor, nennen Sie bitte Absender und die dort genannte Frist.
Nach der Abstimmung können insbesondere folgende Unterlagen relevant sein:
- Buchungsdaten und zugehörige Belege für das betreffende Geschäftsjahr;
- letzter Jahresabschluss und verfügbare Vorjahresunterlagen;
- Nachweise über Bank- und Zahlungsdienstleister-Salden zum Stichtag;
- offene Kunden- und Lieferantenrechnungen;
- Angaben zu Anschaffungen, Anlagen und gegebenenfalls Beständen;
- Verträge und Salden zu Darlehen, insbesondere mit Gesellschaftern;
- bereits abgegebene Erklärungen, Bescheide und vorhandene Behördenkorrespondenz.
Das ist eine Orientierung, keine für jeden Fall vollständige Liste. Bei einer Holding können etwa Beteiligungsunterlagen hinzukommen. Den sicheren Austausch der eigentlichen Unterlagen vereinbaren wir nach der Anfrage.
Aus der Praxis: aktuellere Zahlen durch eigene Lexware-Buchhaltung
Anonymisiertes Beispiel aus der Gründer-Kanzlei: Ein Mandant hatte seine laufende Buchhaltung bisher einem Steuerberater überlassen. Ihm fehlte der Überblick über seine aktuellen Zahlen. Mit dem Wechsel zur Gründer-Kanzlei begann er, selbst in Lexware zu buchen.
Durch die eigene Erfassung waren seine Zahlen aktueller und für ihn besser nachvollziehbar. Der Nutzen lag hier im besseren Einblick in das laufende Geschäft. Ob diese Arbeitsweise zu Ihrem Unternehmen passt, hängt auch davon ab, wer sich regelmäßig um die Buchhaltung kümmern kann.
Für Ihre Zusammenarbeit klären wir, ob Sie die laufende Erfassung selbst übernehmen möchten und welche Unterstützung Sie dabei benötigen. Mehr zum Angebot finden Sie unter Buchhaltung selbst führen und steuerlich begleiten lassen.
Was kostet der Jahresabschluss bei selbst geführter Buchhaltung?
Selbst buchen ist keine automatische Preisgarantie. Für das Angebot zählen unter anderem Umfang und Qualität der Buchungen, offene Abstimmungen, Vorjahre und besondere Geschäftsvorfälle. Eine kleine Gesellschaft mit wenigen Bewegungen kann trotzdem Klärungsbedarf haben, etwa bei Gesellschafterdarlehen oder Beteiligungen.
Wir stimmen einen individuellen Festpreis für den beschriebenen Leistungsumfang mit Ihnen ab. Erforderliche Nacharbeiten und zusätzliche Leistungen werden vorab besprochen. Vergleichen Sie deshalb Angebote danach, ob etwa Jahressteuererklärungen, E-Bilanz und Registereinreichung enthalten sind. Softwarekosten sind gesondert zu betrachten.
Häufige Fragen zur Zusammenarbeit
Kann ich nur den Jahresabschluss 2025 beauftragen?
Ja. Eine Übernahme setzt voraus, dass wir den Buchungsstand, die benötigten Unterlagen und mögliche Fristen einordnen können. Die laufende Buchhaltung kann bei Ihnen bleiben. Den konkreten Leistungsumfang für UG und GmbH vereinbaren wir vor der Beauftragung.
Geht das auch bei einer ruhenden UG oder Holding?
Grundsätzlich können auch fortbestehende ruhende Gesellschaften und Holdings anfragen. Wenige Bewegungen ersetzen nicht die Prüfung der vorhandenen Unterlagen und Abschlussanforderungen. Insolvenzfälle sowie Gesellschaften mit laufender oder geplanter Liquidation gehören nicht zu diesem Angebot.
Ich habe schon eine Aufforderung erhalten. Was soll ich tun?
Geben Sie bei der Anfrage Behörde, Geschäftsjahr und konkrete Frist an. Wir prüfen anhand dieser Angaben und anschließend des Schreibens, ob eine Übernahme möglich ist. Die Anfrage oder eine neue Beauftragung verlängert eine gesetzte Frist nicht automatisch. Hinweise zur Einordnung finden Sie unter Fristen für den Jahresabschluss 2025.
Muss ich zuerst einen Calendly-Termin buchen?
Nein. Der einfachste Einstieg ist die Online-Anfrage für Ihren Jahresabschluss. Rückfragen und Angebot können wir per E-Mail besprechen. Wenn ein Gespräch hilfreich ist, vereinbaren wir es anschließend. Erst die gesonderte Beauftragung begründet den Abschlussauftrag.
