Jahresabschluss mit Lexware Office: UG und GmbH

Symbolfoto: digitale Auswertungen am Laptop.

Ja: Sie können die laufende Buchhaltung Ihrer UG oder GmbH selbst in Lexware Office führen und den Jahresabschluss gesondert bei einem Steuerberater beauftragen. Vorher stimmen wir ab, welche Daten vorhanden sind, welche Arbeiten noch fehlen und wer welche Aufgaben übernimmt. Sie müssen die laufende Buchhaltung dafür nicht vollständig an die Kanzlei abgeben.

Fabian Klement, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater, begleitet diese Zusammenarbeit für Unternehmen in Deutschland. Der Schwerpunkt der Gründer-Kanzlei liegt auf kleinen und mittelständischen Unternehmen, insbesondere UG und GmbH aus Beratung, Dienstleistungen und digitalen Geschäftsmodellen. Die Abstimmung erfolgt digital und auf Deutsch. Auch Holdings und fortbestehende Gesellschaften mit wenigen Geschäftsvorgängen gehören zum Mandatsfokus.

Jahresabschluss 2024 oder 2025 erstellen lassen: Über die Jahresabschlussanfrage übermitteln Sie Geschäftsjahr, Buchungsstand und gegebenenfalls eine gesetzte Frist. Rückfragen und Leistungsumfang lassen sich per E-Mail klären; ein vorheriger Termin ist nicht erforderlich.

Erst die Software klären: Lexware Office oder Lexware Desktop?

Bitte nennen Sie das genaue Produkt und den verwendeten Tarif. Dieser Beitrag bezieht sich auf Lexware Office, das früher lexoffice hieß. Für Lexware-Desktopprogramme können andere Funktionen und Übergabewege gelten. Auch bei sevdesk oder BuchhaltungsButler stimmen wir die Datenübernahme gesondert ab.

Wenn Sie noch keine Software gewählt haben, bietet unser neutraler Vergleich von Lexware Office, sevdesk, BuchhaltungsButler und weiteren Lösungen eine Orientierung zu Funktionen und Arbeitsteilung.

Kann Lexware Office den Jahresabschluss einer GmbH erstellen?

Lexware Office ersetzt nicht den handelsrechtlichen Jahresabschluss Ihrer UG oder GmbH. Laut Lexware-Hilfe zur Bilanz lässt sich die Bilanz nicht direkt in Lexware Office erstellen. Die erfassten Geschäftsvorfälle und Belege bilden die Arbeitsgrundlage. Für den Abschluss werden die Daten in der Kanzlei weiterbearbeitet. Eine laufende Einnahmen-Ausgaben-Übersicht oder EÜR ist keine Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung.

UG und GmbH müssen grundsätzlich einen Jahresabschluss aufstellen. Für Kapitalgesellschaften regelt § 264 HGB unter anderem dessen Bestandteile und mögliche Erleichterungen. Ein geringer Umsatz allein macht aus einer GmbH kein EÜR-Unternehmen.

Für Ihren Auftrag klären wir deshalb auch Vorjahreswerte, offene Posten und die erforderlichen Abschlussarbeiten. Dazu können beispielsweise Abschreibungen, Abgrenzungen und Rückstellungen gehören. Welche Jahressteuererklärungen, E-Bilanz und Einreichungen hinzukommen, steht im vereinbarten Leistungsumfang.

Kann ich den Jahresabschluss meiner UG selber machen?

Grundsätzlich können Sie als Geschäftsführung den Jahresabschluss Ihrer eigenen UG selbst aufstellen. Eine externe Steuerberaterbeauftragung ist nicht allein wegen der Rechtsform vorgeschrieben. Die Verantwortung für eine ordnungsgemäße Aufstellung liegt nach § 264 HGB bei den gesetzlichen Vertretern. Sie benötigen dafür die entsprechenden Bilanzierungskenntnisse und geeignete Werkzeuge; Lexware Office allein erstellt die Bilanz nicht.

Laufend selbst buchen bedeutet, Belege zu erfassen, Zahlungen zuzuordnen und offene Geschäftsvorfälle zu klären. Einen Jahresabschluss erstellen umfasst zusätzlich die Arbeiten zum Abschlussstichtag und die Aufstellung von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung; weitere Bestandteile richten sich nach der Gesellschaft. Die Jahressteuererklärungen und erforderlichen Übermittlungen sind ebenfalls zu berücksichtigen.

Wenn Sie diese Abschlussarbeiten abgeben möchten, können die laufenden Buchungen bei Ihnen bleiben. Fabian Klement übernimmt den gesondert vereinbarten Jahresabschluss. Wir klären dabei auch besondere Sachverhalte wie Gesellschafterdarlehen oder Beteiligungen. So behalten Sie den Einblick in Ihre Buchhaltung und erhalten fachliche Unterstützung beim Abschluss.

Wer übernimmt welche Aufgaben?

Die folgende Aufteilung beschreibt den Ablauf, den wir für ein Selbstbucher-Mandat vereinbaren können. Laufende Unterstützung ist nicht automatisch in einem reinen Abschlussauftrag enthalten.

Die Tabelle lässt sich seitlich verschieben.

Bei Umsatzsteuer-Voranmeldungen legen wir ausdrücklich fest, wer sie erstellt und übermittelt. Die Beauftragung des Jahresabschlusses übernimmt diese laufende Aufgabe nicht automatisch.

Wie kommen die Daten aus Lexware Office zum Steuerberater?

Wir klären zuerst, ob ein Kanzleizugriff, ein Export oder eine passende Schnittstelle genutzt wird. Entscheidend sind Ihre Softwareversion und der in der Kanzlei vereinbarte Ablauf. Den Zugang geben Sie gezielt für die Kanzlei frei; Ihr persönliches Passwort benötigen wir nicht. Der Hersteller beschreibt den Steuerberaterzugang als enthaltene Funktion. Das umfasst nicht die Vergütung der Kanzlei.

Bei einer DATEV-Übergabe für Selbstbucher unterscheidet Lexware zwischen Belegen und Buchungsstapeln. Beide werden benötigt; ein bloßer Belegexport bildet die gebuchte Buchhaltung nicht vollständig ab. Der Hersteller erläutert den manuellen Export und den DATEV-Buchungsdatenservice. Welcher Weg für Ihr Mandat verwendet wird, stimmen wir vorab ab.

Für eine eindeutige Übergabe halten wir fest:

1. Zeitraum: Welche Geschäftsjahre sind offen, bis wann wurde gebucht und welche Vorjahreswerte liegen vor?
2. Daten und Belege: Welche Buchungsdaten, Belegbilder und ergänzenden Nachweise werden benötigt?
3. Bearbeitungsstand: Welche Buchungen oder Zuordnungen fehlen noch?
4. Spätere Änderungen: Wie teilen Sie Nachbuchungen nach der Übergabe mit, damit wir mit demselben Stand arbeiten?

Ein Export allein bestätigt noch nicht, dass die Buchhaltung vollständig und für den Abschluss abgestimmt ist. Wir besprechen die notwendigen Ergänzungen anhand Ihrer tatsächlichen Geschäftsvorfälle.

Welche Unterlagen werden für den Jahresabschluss benötigt?

Für die erste Anfrage reichen Rechtsform, Tätigkeit, offenes Geschäftsjahr, Software und Buchungsstand. Umsatz und Bilanzsumme können Sie ungefähr angeben oder zunächst offenlassen. Liegt ein Schreiben einer Behörde vor, nennen Sie bitte Absender und die dort genannte Frist.

Nach der Abstimmung können insbesondere folgende Unterlagen relevant sein:

• Buchungsdaten und zugehörige Belege für das betreffende Geschäftsjahr;
• letzter Jahresabschluss und verfügbare Vorjahresunterlagen;
• Nachweise über Bank- und Zahlungsdienstleister-Salden zum Stichtag;
• offene Kunden- und Lieferantenrechnungen;
• Angaben zu Anschaffungen, Anlagen und gegebenenfalls Beständen;
• Verträge und Salden zu Darlehen, insbesondere mit Gesellschaftern;
• bereits abgegebene Erklärungen, Bescheide und vorhandene Behördenkorrespondenz.

Das ist eine Orientierung, keine für jeden Fall vollständige Liste. Bei einer Holding können etwa Beteiligungsunterlagen hinzukommen. Den sicheren Austausch der eigentlichen Unterlagen vereinbaren wir nach der Anfrage.

Jahresabschluss 2024 und 2025: Wie starten wir mit offenen Jahren?

Wenn Sie bislang nur laufend in Lexware Office gebucht haben, nennen Sie bitte das letzte vollständig abgeschlossene Geschäftsjahr. Daraus ergeben sich die nächsten Schritte:

1. Vorjahr abstimmen: Für den Abschluss 2024 benötigen wir nachvollziehbare Anfangswerte, beispielsweise aus dem Abschluss 2023 oder einer Eröffnungsbilanz.
2. Offene Jahre getrennt übergeben: Buchungen und Belege für 2024 und 2025 werden jeweils dem richtigen Zeitraum zugeordnet. Bereits abgegebene Erklärungen und vorhandene Bescheide gehören zur Abstimmung dazu.
3. Abschlusswerte fortführen: Änderungen im Abschluss 2024 können die Anfangswerte für 2025 beeinflussen. Deshalb stimmen wir die Bearbeitungsreihenfolge und spätere Nachbuchungen ab.

Bei einer konkreten Aufforderung nennen Sie die gesetzte Frist bereits in der Anfrage. Wie wir offene Jahre und Behördenschreiben einordnen, erläutert die Seite Jahresabschluss 2024 nachholen oder 2025 erstellen lassen.

Aus der Praxis: aktuellere Zahlen durch eigene Lexware-Buchhaltung

Anonymisiertes Beispiel aus der Gründer-Kanzlei: Ein Mandant hatte seine laufende Buchhaltung bisher einem Steuerberater überlassen. Ihm fehlte der Überblick über seine aktuellen Zahlen. Mit dem Wechsel zur Gründer-Kanzlei begann er, selbst in Lexware zu buchen.

Durch die eigene Erfassung waren seine Zahlen aktueller und für ihn besser nachvollziehbar. Der Nutzen lag hier im besseren Einblick in das laufende Geschäft. Ob diese Arbeitsweise zu Ihrem Unternehmen passt, hängt auch davon ab, wer sich regelmäßig um die Buchhaltung kümmern kann.

Für Ihre Zusammenarbeit klären wir, ob Sie die laufende Erfassung selbst übernehmen möchten und welche Unterstützung Sie dabei benötigen. Mehr zum Angebot finden Sie unter Buchhaltung selbst führen und steuerlich begleiten lassen.

Was kostet der Jahresabschluss bei selbst geführter Buchhaltung?

Selbst buchen ist keine automatische Preisgarantie. Für das Angebot zählen unter anderem Umfang und Qualität der Buchungen, offene Abstimmungen, Vorjahre und besondere Geschäftsvorfälle. Eine kleine Gesellschaft mit wenigen Bewegungen kann trotzdem Klärungsbedarf haben, etwa bei Gesellschafterdarlehen oder Beteiligungen.

Maßgeblich für die Vergütung sind die Gegenstandswerte nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) und der vereinbarte Leistungsumfang. Wir stimmen ein individuelles Angebot mit Ihnen ab. Erforderliche Nacharbeiten und zusätzliche Leistungen werden vorab besprochen. Vergleichen Sie deshalb Angebote danach, ob etwa Jahressteuererklärungen, E-Bilanz und Registereinreichung enthalten sind. Softwarekosten sind gesondert zu betrachten.

Eine erste Einordnung bietet der Jahresabschluss-Kostenrechner für UG und GmbH. Er ersetzt kein individuelles Angebot und setzt keine abschließend abgestimmte Buchhaltung voraus. Die Annahmen und enthaltenen Leistungen sollten Sie deshalb zusammen mit dem Ergebnis betrachten.

Häufige Fragen zur Zusammenarbeit

Kann ich nur den Jahresabschluss 2024 oder 2025 beauftragen?

Ja. Eine Übernahme setzt voraus, dass wir den Buchungsstand, die benötigten Unterlagen und mögliche Fristen einordnen können. Die laufende Buchhaltung kann bei Ihnen bleiben. Den konkreten Leistungsumfang für UG und GmbH vereinbaren wir vor der Beauftragung.

Geht das auch bei einer ruhenden UG oder Holding?

Grundsätzlich können auch fortbestehende ruhende Gesellschaften und Holdings anfragen. Wenige Bewegungen ersetzen nicht die Prüfung der vorhandenen Unterlagen und Abschlussanforderungen. Welche Unterlagen zu Beteiligungen und Darlehen relevant sind, erläutern wir unter Jahresabschluss für Holding-UG und Holding-GmbH. Insolvenzfälle sowie Gesellschaften mit laufender oder geplanter Liquidation gehören nicht zu diesem Angebot.

Ich habe schon eine Aufforderung erhalten. Was soll ich tun?

Geben Sie bei der Anfrage Behörde, Geschäftsjahr und konkrete Frist an. Wir prüfen anhand dieser Angaben und anschließend des Schreibens, ob eine Übernahme möglich ist. Die Anfrage oder eine neue Beauftragung verlängert eine gesetzte Frist nicht automatisch. Hinweise zu Aufforderungen, offenen Vorjahren und der Übernahmeprüfung finden Sie unter Jahresabschluss 2024 oder 2025 dringend benötigt.

Muss ich zuerst einen Calendly-Termin buchen?

Nein. Der einfachste Einstieg ist die Online-Anfrage für Ihren Jahresabschluss. Rückfragen und Angebot können wir per E-Mail besprechen. Wenn ein Gespräch hilfreich ist, vereinbaren wir es anschließend. Erst die gesonderte Beauftragung begründet den Abschlussauftrag.