Freiberufler oder Gewerbe? Tätigkeit richtig einordnen

Ob Sie freiberuflich oder gewerblich tätig sind, richtet sich nach Ihren tatsächlichen Leistungen und den gesetzlichen Voraussetzungen. Die Bezeichnungen „Freelancer“, „Berater“ oder „Agentur“ entscheiden darüber nicht. Für die Einordnung sind außerdem Ihre Qualifikation, Ihre persönliche fachliche Arbeit und die gewählte Rechtsform relevant.

Die Unterscheidung beeinflusst Gewerbeanmeldung, Gewerbesteuer und Gewinnermittlung. Sie lässt sich nicht allein danach treffen, welche Variante günstiger erscheint.

Welche Tätigkeiten können freiberuflich sein?

§ 18 EStG erfasst unter anderem wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende und erzieherische Tätigkeiten. Hinzu kommen die ausdrücklich genannten Berufe, beispielsweise Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Architekten, Ingenieure und Journalisten, sowie ähnliche Berufe.

Für einen ähnlichen Beruf müssen insbesondere Qualifikation und tatsächlich ausgeübte Tätigkeit mit dem jeweiligen Katalogberuf vergleichbar sein. Ein Studium allein macht deshalb nicht jede anschließende Tätigkeit freiberuflich. Umgekehrt verlangt nicht jede der genannten Tätigkeitsgruppen denselben formalen Ausbildungsabschluss. Zu ähnlichen Berufen siehe H 15.6 EStH.

Wer fachlich vorgebildete Beschäftigte einsetzt, muss aufgrund eigener Fachkenntnisse weiterhin leitend und eigenverantwortlich arbeiten. Die bloße Organisation eines Teams ersetzt diese Voraussetzung nicht. § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG

Für Ihre Prüfung helfen drei Fragen: Was schulden Sie dem Kunden konkret? Welche fachlichen Kenntnisse setzen Sie dabei ein? Welche wesentlichen Leistungen erbringen und verantworten Sie selbst?

Wann liegt ein Gewerbe vor?

Ein selbständig, nachhaltig und mit Gewinnerzielungsabsicht betriebenes Angebot am Markt kann gewerblich sein, wenn es keiner anderen einschlägigen Einkunftsart zuzuordnen ist. Klassische Beispiele sind Warenhandel, Produktion und Gastronomie. Auch Vermittlungs- und Vertriebsleistungen sind regelmäßig gesondert auf ihre gewerbliche Einordnung zu prüfen. Die gesetzlichen Merkmale enthält § 15 Abs. 2 EStG.

Ein kleiner Umsatz oder eine nebenberufliche Tätigkeit schließt ein Gewerbe nicht aus. Ebenso bedeutet „Kleingewerbe“ nicht „Freiberuflichkeit“.

Agentur, IT und Coaching: Die Leistung genauer beschreiben

Gerade bei modernen Dienstleistungen sind reine Berufslisten wenig hilfreich. Die folgenden Beispiele zeigen, welche Angaben für eine Prüfung fehlen können; sie legen das Ergebnis nicht vorab fest.

• Agentur oder Designstudio: Erstellen Sie selbst Texte oder gestalterische Arbeiten, übernehmen Sie Kampagnensteuerung oder vermitteln Sie Werbeleistungen? Verkaufen Sie zusätzlich Produkte? Diese Bestandteile müssen erkennbar werden. „Agentur“ ist für sich genommen keine steuerliche Tätigkeitsart.
• IT-Beratung oder Softwareentwicklung: Beschreiben Sie Ausbildung, nachweisbare Fachkenntnisse und konkrete Projektaufgaben. Entwicklung, technische Beratung, laufender Betrieb und Verkauf von Hard- oder Software dürfen nicht ohne Prüfung gleichgesetzt werden.
• Coaching oder Training: Geht es um strukturierten Unterricht mit Vermittlung von Kenntnissen und Fähigkeiten oder um individuelle Begleitung, Organisation und Beratung? Der Titel „Coach“ beantwortet diese Frage nicht.

Legen Sie dafür anonymisierte Angebote, Verträge und Leistungsbeschreibungen nebeneinander. Oft wird erst daraus deutlich, ob ein einheitliches Angebot oder mehrere unterscheidbare Tätigkeiten vorliegen.

Was passiert bei gemischten Tätigkeiten?

Einzelperson: Trennbare Leistungen einzeln beurteilen

Eine natürliche Person kann nebeneinander freiberufliche und gewerbliche Einkünfte erzielen. Lassen sich die Tätigkeiten sachlich trennen, kommt eine getrennte Behandlung in Betracht. Sind sie dagegen unlösbar miteinander verflochten, muss die Gesamtleistung beurteilt werden. Getrennte Rechnungszeilen allein lösen diese Frage nicht. Die Verwaltungsgrundsätze hierzu stehen in H 15.6 EStH „Gemischte Tätigkeit“.

Modellfall: Eine selbständig tätige Designerin übernimmt Gestaltungsaufträge und verkauft daneben eingekaufte Einrichtungsgegenstände. Zu prüfen sind die gestalterische Leistung, der Warenhandel und deren Zusammenhang. Hilfreich sind getrennte Verträge, eine nachvollziehbare Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben sowie die tatsächliche Durchführung. Eine bisherige freiberufliche Einordnung umfasst den neu aufgenommenen Handel nicht automatisch.

Personengesellschaft: Auswirkungen auf die gesamte Gesellschaft prüfen

Bei einer GbR oder anderen Personengesellschaft kann eine zusätzliche gewerbliche Tätigkeit die Einordnung der gesamten Gesellschaft beeinflussen. Das wird häufig als „Abfärbung“ bezeichnet. Die Voraussetzungen und mögliche Ausnahmen müssen vor Aufnahme des zusätzlichen Angebots geprüft werden; die Regeln für eine Einzelperson lassen sich nicht einfach übertragen. § 15 Abs. 3 Nr. 1 EStG

Welche Rolle spielt die Rechtsform?

Bei einer Einzelperson steht zunächst die Tätigkeit im Mittelpunkt. Bei einer freiberuflich tätigen Personengesellschaft müssen auch die Voraussetzungen auf Ebene der Gesellschafter und deren Mitarbeit berücksichtigt werden.

Eine gewöhnliche inländische UG oder GmbH erzielt dagegen steuerlich gewerbliche Einkünfte kraft Rechtsform. Das gilt auch, wenn sie Leistungen anbietet, die eine Einzelperson freiberuflich erbringen könnte. Für Körperschaft- und Gewerbesteuer sind § 8 Abs. 2 KStG und § 2 Abs. 2 GewStG maßgeblich. Berufsrechtliche Anforderungen sind zusätzlich zu prüfen.

Mehr zur Strukturentscheidung finden Sie unter UG oder GmbH?, UG gründen und GmbH gründen.

Welche Folgen hat die Einordnung im Alltag?

Gewerbesteuer: Reine freiberufliche Einkünfte unterliegen ihr nicht. Für Gewerbebetriebe natürlicher Personen und Personengesellschaften besteht ein Freibetrag von 24.500 EUR beim Gewerbeertrag. Er betrifft nicht den Umsatz und steht einer gewöhnlichen UG oder GmbH nicht zu. Eine Einkommensteuerermäßigung kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Belastung bei natürlichen Personen mindern. § 11 GewStG, § 35 EStG

Anmeldung: Die Aufnahme eines stehenden Gewerbes ist grundsätzlich bei der zuständigen Behörde anzuzeigen. Eine reine freiberufliche Tätigkeit benötigt normalerweise keine Gewerbeanmeldung. Die steuerliche Erfassung beim Finanzamt ist davon zu unterscheiden. Zur Gewerbeanzeige siehe § 14 GewO; praktische Hinweise bietet unser Beitrag zum Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.

Buchhaltung: Eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung kann bei beiden Tätigkeitsarten möglich sein. Die Voraussetzungen stehen in § 4 Abs. 3 EStG. Für Gewerbetreibende können Buchführungspflichten hinzukommen. Freiberufler werden allein durch einen höheren Umsatz oder Gewinn nicht nach § 141 AO buchführungspflichtig. Für Kapitalgesellschaften gelten eigenständige Pflichten.

Wie bereiten Sie eine belastbare Einordnung vor?

Erstellen Sie eine kurze Tätigkeitsübersicht mit folgenden Unterlagen:

1. angebotene Leistungen und typische Arbeitsergebnisse;
2. berufliche Qualifikation und relevante Fachkenntnisse;
3. Musterangebote und Verträge, einschließlich Vermittlung oder Warenverkauf;
4. Aufgabenverteilung zwischen Ihnen, Beschäftigten und externen Dienstleistern;
5. geplante Rechtsform sowie vorhandene Schreiben des Finanzamts zur Einordnung.

Unser Selbsttest „Freiberufler oder Gewerbe?“ bietet eine erste Orientierung. Für Grenzfälle kommt es auf die Unterlagen und die tatsächliche Durchführung an. Informationen zur weiteren Begleitung finden Sie unter Steuerberatung für Gründer. Umfang und Vergütung einer individuellen Prüfung vereinbaren wir vorab.