Welche Geschäfte sollten Sie gesondert betrachten?
Typische Fälle sind ein Darlehen an die Gesellschaft, die Vermietung eines privaten Raums, ein Dienstleistungsvertrag mit einem verbundenen Unternehmen oder die Vergütung der Geschäftsführung. Auch Leistungen an nahestehende Personen können betroffen sein. Sammeln Sie diese Beziehungen deshalb getrennt von gewöhnlichen Lieferantenverträgen.
Beginnen Sie mit der wirtschaftlichen Frage: Welche Leistung benötigt die GmbH, welche Gegenleistung erhält sie und welchen Preis würde sie gegenüber einem fremden Anbieter akzeptieren? Benennen Sie beide Vertragsparteien genau. Bei einem Einzelunternehmen sind Geschäfte mit der eigenen Person anders einzuordnen als zwischen Gesellschafter und GmbH.
Bedingungen vorher konkret festhalten
Dokumentieren Sie Leistung, Preis, Fälligkeit, Laufzeit und Kündigung. Bei Darlehen gehören insbesondere Betrag, Verzinsung, Rückzahlung und gegebenenfalls Sicherheiten in die Prüfung. Ein Zinssatz ist nur zusammen mit Laufzeit und Ausfallrisiko vergleichbar. Bei Miete sind Fläche, Nutzungsumfang und Nebenkosten wichtig.
Bei beherrschenden Gesellschaftern sind klare, zivilrechtlich wirksame und im Voraus getroffene Vereinbarungen besonders bedeutsam. Rückwirkende Ergänzungen können frühere Mängel nicht beliebig heilen. Prüfen Sie außerdem Vertretungsbefugnis, Beschlüsse und § 181 BGB, wenn dieselbe Person auf beiden Seiten handelt. Erforderliche rechtliche Gestaltung erfolgt mit entsprechend qualifizierter Rechtsberatung.
Eigenes Beispiel: Die Vergleichsmiete braucht denselben Leistungsumfang
Schematisches Beispiel: Eine Gesellschafterin vermietet ihrer GmbH ein 24 Quadratmeter großes Büro für monatlich 420 Euro zuzüglich vereinbarter Nebenkosten. Als Vergleich findet sie ein Angebot mit 360 Euro Grundmiete. Daraus folgt noch keine sichere Überhöhung: Ausstattung, Lage, Laufzeit und eingeschlossene Leistungen können unterschiedlich sein.
Dokumentiert werden sollten deshalb mehrere geeignete Vergleichsangebote und deren Unterschiede. Im Jahresabschluss müssen die tatsächlichen Zahlungen zu den vereinbarten Forderungen passen. Private und betriebliche Nutzung, eine mögliche umsatzsteuerliche Option sowie bei wesentlichen Betriebsgrundlagen eine mögliche Betriebsaufspaltung können zusätzlichen Prüfbedarf auslösen.
Vertrag, Bank und Buchhaltung müssen zusammenpassen
Zahlen Sie zu den vereinbarten Terminen und weisen Sie den Verwendungszweck nachvollziehbar aus. Werden Forderungen gestundet, verrechnet oder erlassen, sollte die Änderung vor ihrer Umsetzung abgestimmt und dokumentiert werden. Ein Verrechnungskonto ohne Erläuterung ist kein Ersatz für eine saubere Vereinbarung.
Ist ein Vorteil durch das Gesellschaftsverhältnis veranlasst, kann eine verdeckte Gewinnausschüttung vorliegen. Sie mindert das steuerliche Einkommen der Gesellschaft nicht; Folgen beim Empfänger sind zusätzlich zu beurteilen. Umgekehrt können Leistungen an die GmbH Einlagefragen auslösen. Die richtige Zuordnung sollte deshalb vor einer ungewöhnlichen Zahlung erfolgen und nicht erst bei Abgabe der Steuererklärung.
Das können Sie vorbereiten
- Alle Leistungsbeziehungen zu Gesellschaftern und nahestehenden Personen auflisten.
- Verträge, Beschlüsse und passende Vergleichsunterlagen sammeln.
- Zahlung, Rechnung und Buchung mit den vereinbarten Bedingungen abgleichen.
- Änderungen sowie Stundungen vorab steuerlich und gegebenenfalls rechtlich abstimmen.
Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?
Wir können bestehende Gesellschafterverträge, Vergleichsunterlagen und Buchungen auf steuerlichen Abstimmungsbedarf durchsehen.
Bringen Sie Ihre konkrete Frage und die verfügbaren Zahlen mit. Im Termin klären wir den passenden Beratungsbedarf und die nächsten Schritte.
Beratungstermin wählenHäufige Fragen
Reicht ein unterschriebener Vertrag für die steuerliche Anerkennung?
Nein. Inhalt, Angemessenheit, rechtliche Wirksamkeit und tatsächliche Durchführung müssen zusammenpassen. Bei beherrschenden Gesellschaftern ist die vorherige klare Vereinbarung besonders wichtig.
Kann ich einen marktüblichen Darlehenszins pauschal aus einer Tabelle übernehmen?
Eine Tabelle kann ein Anhaltspunkt sein. Laufzeit, Bonität, Sicherheiten und weitere Bedingungen müssen jedoch zu Ihrem konkreten Darlehen passen.
Darf ich als Alleingesellschafter beide Vertragsseiten unterschreiben?
Das hängt von den rechtlichen Vertretungsregeln und möglichen Befreiungen oder Genehmigungen ab. § 181 BGB und § 35 GmbHG sind dabei zu berücksichtigen; die Wirksamkeit sollte rechtlich geprüft werden.
Rechtsgrundlagen und Quellen
Die Angaben beziehen sich auf den oben genannten Stand. Besondere Voraussetzungen sind im jeweiligen Beitrag erläutert.
