So entsteht aus Umsatzsteuer und Vorsteuer die Zahllast
Verkaufen Sie eine regulär mit 19 Prozent besteuerte Leistung für 3.200 Euro netto, beträgt die Umsatzsteuer 608 Euro. Ihr Kunde zahlt insgesamt 3.808 Euro. Beziehen Sie im selben maßgeblichen Zeitraum eine vollständig vorsteuerberechtigte betriebliche Leistung für 900 Euro netto zuzüglich 171 Euro Umsatzsteuer, vermindert dieser Vorsteuerbetrag grundsätzlich Ihre Zahllast.
Im frei entwickelten vereinfachten Beispiel verbleiben 437 Euro Umsatzsteuer: 608 Euro abzüglich 171 Euro. Die Betriebsausgabe von 900 Euro ist davon getrennt zu betrachten. Umsatzsteuer und Vorsteuer bilden eine eigene Rechnung; ob Ihr Betrieb insgesamt Gewinn erzielt, beantwortet sie nicht.
Eine bezahlte Rechnung allein reicht für Vorsteuer nicht
Der Vorsteuerabzug setzt insbesondere voraus, dass die Leistung für Ihr Unternehmen bezogen wird und die ausgewiesene Steuer gesetzlich geschuldet ist. Im üblichen inländischen Leistungsbezug benötigen Sie eine ordnungsgemäße Rechnung. Eine private Anschaffung wird durch die Bezahlung vom Geschäftskonto nicht zu einem vorsteuerberechtigten Einkauf. Bei steuerfreien Ausgangsumsätzen kann der Vorsteuerabzug ausgeschlossen oder eingeschränkt sein.
Prüfen Sie deshalb den tatsächlichen Leistungsbezug, den Rechnungsempfänger und die steuerliche Einordnung, statt nur auf den ausgewiesenen Betrag zu schauen. Für Anzahlungen gelten zusätzliche Voraussetzungen: Vor Ausführung der Leistung reicht die Rechnung allein regelmäßig nicht; die Zahlung muss ebenfalls erfolgt sein.
Sollversteuerung: Leistung kann Steuer vor Zahlung auslösen
Bei der Besteuerung nach vereinbarten Entgelten entsteht die Umsatzsteuer grundsätzlich mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem Sie die Leistung ausgeführt haben. Das Ausstellungsdatum der Rechnung allein ist dafür nicht der allgemeine Anknüpfungspunkt. Erhalten Sie vorher eine Anzahlung, entsteht die Steuer insoweit bereits im Zeitraum des Zahlungseingangs.
Beispiel: Sie schließen einen steuerpflichtigen Auftrag im September ab, der Kunde zahlt im November. Unter Sollversteuerung gehört die Ausgangssteuer grundsätzlich in den Leistungszeitraum September beziehungsweise das entsprechende Quartal. Lange Zahlungsziele können Sie damit zwingen, Umsatzsteuer zwischenzufinanzieren. Berücksichtigen Sie das bei Angebotskonditionen und Reserven.
Istversteuerung: Die Erlaubnis ist entscheidend
Die Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten kann das Finanzamt auf Antrag gestatten. Ein gesetzlicher Zugang ist ein Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr. Daneben nennt § 20 UStG weitere Fallgruppen, etwa bestimmte freiberufliche Tätigkeiten. Die konkrete Berechtigung und der Beginn der Anwendung müssen geprüft werden; eine Einnahmenüberschussrechnung allein ersetzt die Genehmigung nicht.
Bei wirksamer Istversteuerung entsteht die Ausgangssteuer grundsätzlich im Zeitraum des Zahlungseingangs. Im September-November-Beispiel wäre dies November beziehungsweise das vierte Quartal. Teilzahlungen sind entsprechend zu verfolgen. Die Regelung verschiebt grundsätzlich den Zeitpunkt, senkt aber nicht den Steuersatz. Auch offene Rechnungen und Zahlungseingänge müssen weiter vollständig abgestimmt werden.
Drei Angaben gehören in Ihren laufenden Ablauf
Halten Sie Leistungsdatum, Rechnungsdatum und Zahlungseingang getrennt fest. Gleichen Sie offene Posten mit der Bank ab und klären Sie vor der nächsten Meldung, welche Besteuerungsart Ihr Finanzamt tatsächlich zugelassen hat. Beim Wechsel zwischen Soll- und Istversteuerung muss sichergestellt werden, dass Umsätze weder doppelt noch gar nicht erfasst werden.
Verwechseln Sie die Istversteuerung außerdem nicht mit der Kleinunternehmerregelung. Beide betreffen unterschiedliche Fragen. Welche Lösung für Ihr Geschäftsmodell passt, hängt unter anderem von Kundenstruktur, Investitionen und Zahlungszielen ab.
Das können Sie vorbereiten
- Genehmigung oder bisherige Einordnung zur Istversteuerung bereitlegen.
- Vorjahresumsatz und erwartete Umsätze des Gründungsjahres dokumentieren.
- Beispielrechnungen mit Leistungsdatum und Zahlungsnachweis zusammenstellen.
- Steuerfreie Umsätze, Anzahlungen und Auslandsleistungen gesondert markieren.
Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?
Ich kann mit Ihnen anhand Ihrer Umsätze, Zahlungsziele und Rechnungen prüfen, welche Besteuerungsart zulässig ist und wie sie in Ihrer Buchhaltung umgesetzt werden sollte.
Bringen Sie Ihre konkrete Frage und die verfügbaren Zahlen mit. Im Termin klären wir den passenden Beratungsbedarf und die nächsten Schritte.
Beratungstermin wählenHäufige Fragen
Ist jede Umsatzsteuer auf einem Beleg als Vorsteuer abziehbar?
Nein. Unternehmensbezug, gesetzlich geschuldete Steuer und die weiteren gesetzlichen Voraussetzungen müssen vorliegen. Bei privaten Einkäufen oder ausgeschlossener Vorsteuerberechtigung hilft auch ein gesonderter Steuerausweis nicht.
Kann auch eine kleine GmbH Istversteuerung beantragen?
Die Rechtsform GmbH schließt den Zugang über die Umsatzgrenze des § 20 UStG nicht aus. Erforderlich sind die gesetzlichen Voraussetzungen und eine entsprechende Gestattung durch das Finanzamt.
Verschiebt die Istversteuerung auch automatisch jeden Vorsteuerabzug?
Nein. Ausgangssteuer und Vorsteuer folgen unterschiedlichen gesetzlichen Voraussetzungen. Bei Eingangsleistungen sind Leistungsbezug, Rechnung und gegebenenfalls Zahlung eigenständig zu prüfen; die eigene Besteuerungsart beantwortet diese Frage nicht allein.
Rechtsgrundlagen und Quellen
Die Angaben beziehen sich auf den oben genannten Stand. Besondere Voraussetzungen sind im jeweiligen Beitrag erläutert.
