Zuerst die Leistung einordnen, dann den Satz wählen
Prüfen Sie zunächst, ob überhaupt ein steuerbarer Vorteil entsteht und ob eine Steuerbefreiung greift. Anschließend kommt eine gesetzlich vorgesehene Pauschalierung oder der normale Lohnsteuerabzug in Betracht. Ein frei gewählter Pauschsteuersatz ist keine Alternative zur richtigen Einordnung.
Erfassen Sie, ob es um laufenden Geldlohn, einen zusätzlichen Sachbezug, eine Betriebsveranstaltung oder eine Beschäftigung mit besonderen Voraussetzungen geht. Halten Sie Entscheidung und Rechtsgrundlage in den Abrechnungsunterlagen fest. So bleibt nachvollziehbar, warum ähnliche Ausgaben im Unternehmen unterschiedlich behandelt werden.
§ 40 EStG erfasst bestimmte Arbeitgeberleistungen
§ 40 Absatz 2 EStG nennt feste Pauschsteuersätze für bestimmte Sachverhalte. Dazu gehören etwa 25 Prozent für begünstigte zusätzliche Internetzuschüsse oder die Übereignung bestimmter Geräte. Für Betriebsveranstaltungen setzt die aktuelle Vorschrift voraus, dass die Teilnahme allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.
Für begünstigte Fahrtkostenzuschüsse kann unter den gesetzlichen Grenzen ein Satz von 15 Prozent gelten. Daneben gibt es eine 25-Prozent-Alternative zu bestimmten steuerfreien Leistungen für öffentliche Verkehrsmittel mit anderen Folgen für die Entfernungspauschale. Die Voraussetzungen unterscheiden sich: „25 Prozent für alle Benefits“ wäre daher eine falsche Abrechnung.
§ 40a EStG betrifft besondere Beschäftigungen
Die Pauschalierung für geringfügige oder kurzfristige Beschäftigungen folgt eigenen Regeln. Bei einem entsprechend qualifizierenden Minijob kann eine einheitliche Pauschsteuer von 2 Prozent einschließlich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer in Betracht kommen. Dafür müssen insbesondere die in § 40a Absatz 2 genannten rentenversicherungsrechtlichen Voraussetzungen erfüllt sein.
Andere Fälle haben andere Sätze und Bedingungen. Die steuerliche Pauschalierung entscheidet außerdem nicht allein darüber, ob eine Beschäftigung sozialversicherungsfrei ist. Prüfen Sie Beschäftigungsumfang, weitere Tätigkeiten und Beitragsrecht getrennt. Die Bezeichnung „Aushilfe“ oder eine kurze Vertragslaufzeit reicht dafür nicht aus.
§ 37b EStG ist keine allgemeine Geschenksteuer
Für bestimmte betrieblich veranlasste, nicht in Geld bestehende Zuwendungen kann § 37b EStG eine Pauschalierung mit 30 Prozent ermöglichen. Die Vorschrift schafft keine neue Einkunftsart. Bei eigenen Beschäftigten gelten unter anderem Zusätzlichkeit und gesetzliche Ausschlüsse; bestimmte bereits anderweitig geregelte Leistungen fallen nicht darunter. Übersteigen die Aufwendungen für eine einzelne Zuwendung 10.000 Euro, ist deren Pauschalierung ausgeschlossen. Beim Gesamtbetrag je Empfänger und Wirtschaftsjahr ist dagegen grundsätzlich nur der 10.000 Euro übersteigende Teil ausgeschlossen.
Schematisches Kostenbeispiel: Beträgt die zutreffend ermittelte Bemessungsgrundlage 240 Euro, ergibt ein Satz von 30 Prozent zunächst 72 Euro Pauschalsteuer. Hinzu kommt Solidaritätszuschlag von 5,5 Prozent der Pauschalsteuer, im Beispiel 3,96 Euro. Kirchensteuer und mögliche sozialversicherungsrechtliche Belastungen sind zusätzlich zu prüfen. Empfängerinformation und Anmeldung gehören ebenfalls zur Umsetzung. Vergleichen Sie daher den gesamten Arbeitgeberaufwand, nicht allein den Gutscheinwert.
Das können Sie vorbereiten
- Empfänger, Anlass, Leistung und Zuflusszeitpunkt dokumentieren.
- Steuerbefreiung, Sonderbewertung und Pauschalierung in dieser Reihenfolge prüfen.
- Gesamtkosten einschließlich möglicher Zuschläge und Beiträge kalkulieren.
- Entscheidung, Belege und Empfängerinformation rechtzeitig für die Anmeldung bereitstellen.
Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?
Wir können Ihre geplante Leistung einer passenden steuerlichen Regel zuordnen und die Daten für eine belastbare Gesamtkostenrechnung zusammenstellen.
Bringen Sie Ihre konkrete Frage und die verfügbaren Zahlen mit. Im Termin klären wir den passenden Beratungsbedarf und die nächsten Schritte.
Beratungstermin wählenHäufige Fragen
Bedeutet pauschal versteuert zugleich sozialversicherungsfrei?
Nein. Ob Beiträge anfallen, richtet sich nach den jeweils einschlägigen sozialversicherungsrechtlichen Regeln. Steuer- und Beitragsprüfung müssen zusammen abgestimmt werden.
Kann ich Geldprämien immer mit 30 Prozent versteuern?
Nein. § 37b EStG ist auf bestimmte Sachzuwendungen begrenzt und enthält weitere Voraussetzungen und Ausschlüsse. Eine gewöhnliche Geldprämie fällt nicht allein wegen ihres Anlasses darunter.
Wer trägt die Pauschalsteuer nach § 40 EStG?
Der Arbeitgeber hat die pauschale Lohnsteuer zu übernehmen und ist ihr Schuldner. Die konkrete Berechnung und Anmeldung müssen zur gewählten Vorschrift passen.
Rechtsgrundlagen und Quellen
Die Angaben beziehen sich auf den oben genannten Stand. Besondere Voraussetzungen sind im jeweiligen Beitrag erläutert.
